Das richtige Content Management System 2025 – zwischen KI-Fantasie, Komplexität und Kostendruck

Wie findet man heute für sein Unternehmen ein CMS, das nicht nur aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch übermorgen noch zuverlässig funktioniert? 

Die Auswahl des passenden Content Management Systems ist 2025 immer noch eine weitreichende Investitionsentscheidung, allerdings von deutlich größerer Tragweite als früher. Dabei stecken Entscheider*innen in einer technologischen Zwickmühle: Einerseits gefährden fehlende KI-gestützte Personalisierung oder mangelnde Composable-Architekturen die Zukunftsfähigkeit des Webauftritts. Andererseits kämpft man mit seinem Team bereits heute mit veralteten Systemlandschaften - und mit praktischen Hürden wie enger werdenden Budgetgrenzen.

Worauf achten bei der CMS Auswahl?

Im Auswahlprozess für ein Content Management System (CMS) werden richtungsweisende Entscheidungen getroffen, die technische, strategische und organisatorische Konsequenzen haben. Einige zentrale Herausforderungen im Überblick:

Technische Integration und Systemarchitektur

• Kompatibilität mit bestehender IT-Landschaft: Es muss geprüft werden, ob das CMS nahtlos in bestehende oder sich in Entwicklung befindliche Systeme (z. B. CRM, ERP) integrierbar ist. APIs und Plugins spielen hier eine Schlüsselrolle, um automatisierte und damit effiziente Workflows etablieren zu können.

• Headless vs. traditionelle Architektur: Die Entscheidung zwischen monolithischen Systemen (z. B. TYPO3 als CMS) und entkoppelten Headless-Lösungen beeinflusst die Flexibilität und Omnichannel-Fähigkeiten. Während ein Headless CMS mehr Zukunftssicherheit verspricht, erfordert es eine höhere Entwicklungskompetenz.

Kosten und Ressourcen

• Versteckte Kosten: Open Source CMS wie WordPress sind zwar kostenfrei, verursachen aber Ausgaben für Hosting, Sicherheitsupdates und Plugins. SaaS-Modelle sind dahingehend pflegeleichter, können aber mit ihrem Abonnement-Modell schnell teurer werden, als erwartet.

• Langfristige Wartung und Weiterentwicklung: Gestandene Open Source Content Management Systeme wie TYPO3 haben eine große Basis an Entwickler*innen. Für neue Akteure im CMS Markt ist der Markt an erfahrenen Entwickler*innen deutlich kleiner - und teurer. 

Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit

• Flexibilität für Wachstum (und Wandel): CMS müssen mit der Unternehmensentwicklung mithalten – etwa durch Multilingualität, Multi-Site-Management oder Composable-Ansätze.

• Technologietrends: KI-gestützte Content-Generierung, Voice Search und IoT erfordern API-fähige Plattformen. Headless CMS gelten hier als Vorreiter, sind aber komplexer zu implementieren.

Compliance und Sicherheit

• DSGVO-Konformität: Für Unternehmen in der EU entscheiden Serverstandorte (EU vs. global) und Features beim Datenschutz bei der Wahl des Website CMS. On-Premise-Lösungen können dabei mehr Kontrolle bieten, bei Cloud-Systemen sollte auch auf die Verschlüsselungstechnologie geachtet werden.

• Sicherheitsupdates: Die weit verbreiteten und oft angegriffenen Open Source CMS erfordern ein proaktives Patch-Management, um Schwachstellen zu vermeiden oder schnell zu schließen.

 Usability und Funktionalität

• Benutzerrollen und Workflows: Enterprise CMS können oft verlangte, komplexe Berechtigungsstrukturen abbilden

• Ease of Use: Intuitive Bedienbarkeit, wie visuelle Editoren und Drag-and-Drop, steht bei Redakteur*innen ganz oben auf der Anforderungsliste - und beschleunigt die Content-Bereitstellung. 

• Content-Strategie: Paralleles Publishing in verschiedene Kanäle erfordert Systeme, die Inhalte medienneutral verwalten – sicher ein Vorteil von Headless-Lösungen.

Vendor Lock-in und Datenportabilität

• Exportfähigkeit: SaaS-Anbieter erschweren oft einen späteren Wechsel durch proprietäre Formate. Open-Source-Systeme ermöglichen Datenmigration, benötigen aber spezifisches, technisches Know-how.

Change Management und Buy-in der Stakeholder

Der Kardinalfehler bei der Auswahl und Implementierung von (nicht nur) Content Management Systemen: Die späteren User werden nicht gefragt, nicht in die Entwicklung einbezogen und schließlich vor vollendete Tatsachen gestellt. Das gefährdet den Erfolg im Betrieb und damit die Investitionssicherheit des CMS Auswahlprozesses.

Zusammenfassung

Die beschriebenen komplexen technischen und organisatorischen Faktoren bei der Auswahl des passenden Content Management Systems werden für viele Unternehmen zu einer großen Herausforderung - vor allem, wenn man sich nicht auf die Versprechungen der Anbieter verlassen will. Mit einem versierten und unabhängigen Partner lässt sich der Auswahlprozess zum individuell passenden CMS transparent und sicher gestalten. Unsere Expert*innen bei der TWT haben wir langjährige Erfahrung in der Auswahl und Implementierung von Content Management Systemen. Wir unterstützen Sie dabei, die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden – maßgeschneidert und effizient. 

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