04.12.2013

Jedes Unternehmen kennt es: Im Alltag werden oft einfache Aufgaben zu zeitaufwendigen Ressourcenfressern. Das Problem liegt häufig bei schlecht funktionierender Technik oder bei unzureichenden Organisationsmöglichkeiten. Mit Google Apps for Business bietet der Suchmaschienenriese einen Lösungsansatz um diesen Ressourcenfressern entgegenzuwirken. Wir geben 4 Tipps, wie Sie mit Google Apps Ressourcen schonen und so die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter gezielter einsetzen können.

1. Unzuverlässige Server abschaffen

Sie sind mitten in einem wichtigen Arbeitsprozess und plötzlich stürzt der Server ab. Unzuverlässige Technik ist ein häufiger Grund für lange Wartezeiten. Im schlimmsten Fall gehen Dokumente verloren und müssen noch einmal erstellt werden. Die Verfügbarkeit der Server steht dann an erster Stelle und Ihre IT-Mitarbeiter stellen andere Aufgaben hinten an.

Mit Google Apps können Sie diese Zeitressourcen für wichtigere Dinge einsetzen. Durch die garantierte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent gibt es keine Serverprobleme. Lange Wartezeiten werden vermieden und die Arbeitszeit kann durchweg produktiv genutzt werden. Zudem können Daten in der Cloud gesichert werden und gehen nicht mehr verloren.

 

2. Hohen Administrationsaufwand minimieren

Um die Server stets am Laufen zu halten wird in vielen Unternehmen ein hoher Aufwand betrieben. Die IT-Mitarbeiter verwenden viel Zeit für Updates, Backups und die Sicherheit der Systeme. Durch Google Apps können Sie auf diesen Aufwand verzichten, denn hierbei erfolgen Updates und Upgrades automatisch, wodurch Ihre Technologie stets auf dem neusten Stand ist. Auch bei der Integration von weiteren E-Mail-Konten gestaltet sich der Umgang mit Google Apps als äußerst einfach und angenehm. Ein wichtiger Punkt besonders für wachsende Unternehmen.

 

3. Leichte Organisation des Posteingangs

Schnell verschwinden E-Mails in der Fülle des Posteingangs und sind nicht mehr auffindbar, wenn sie wirklich benötigt werden. Um hier den richtigen Überblick zu behalten ist häufig einiges an Organisationsaufwand nötig. Google Apps greift an diesem Punkt unterstützend ein und bietet einige Funktionen um den Aufwand möglichst gering zu halten. Durch einen zuverlässigen Spamfilter ist ein zeitaufwendiges Ausmisten nicht nötig. Mit der einfachen und praktischen Labelfunktion erkennen Sie leicht welche Nachricht zu welchem Thema gehört. Zusätzlich sorgt die hervorragende Suchfunktion auf Google-Basis für ein noch schnelleres Finden von E-Mails und Kontakten. So wird der Organisationsaufwand erheblich verringert und Ihren Mitarbeitern liegen immer die richtigen Informationen vor.

 

4. Projektarbeit vereinfachen

Projektarbeiten sind oft langwierig und erfordern aufwendige Abstimmungsprozesse. Häufig kann man mit seinen Arbeiten noch nicht beginnen, weil der Kollege seinen Teil noch nicht fertig gestellt hat oder weil man auf Feedback warten muss. Durch das Arbeiten in der Google Cloud ist es möglich, an einem Dokument gleichzeitig zu arbeiten und schon während des Arbeitsprozesses erstes Feedback zu bekommen. Auf diese Weise werden der Workflow verbessert und die Zeitressourcen effizienter genutzt.