06.11.2013

Zahlen lügen nicht: Immer mehr Studien zeigen den großen Einfluss von Google Apps for Business auf die Effektivtät von Unternehmen. Dabei lässt sich ein eindeutiges Muster erkennen: Die Cloud-Computing-Produkte von Google sorgen für Kostenersparnisse von durchschnittlich 45 Prozent. Zudem bemerkte jedes dritte Unternehmen eine höhere Kreativität und ein stärker ausgeschöpftes Innovationspotenzial bei seinen Mitarbeitern, wodurch sich die Produktivität erheblich steigerte. Doch wie setzt man Google Apps richtig ein? Wie Sie die Leistungen der Google Cloud optimal nutzen, lesen Sie hier.

 

Google ist einer der Vorreiter im Bereich Cloud-Computing. Bereits seit 2007 kann Google Apps for Business als Software-as-a-Service (SaaS) bezogen werden. Besonders reizvoll ist ein Umzug zu Google Apps wegen des starken Einsparpotenzials. Die entstehenden Kosten sind übersichtlich, fest einplanbar und deutlich niedriger als die Kosten für herkömmliche E-Mail-Systeme. Eine zuverlässige Performance mit einer garantierten Ausfallsicherheit von 99,9 Prozent runden das Paket ab. 40 Prozent gaben nach einem Wechsel zu Gmail ihre alten Systeme wie z.B. den eigenen Microsoft Exchange Server auf. Oft kann so der Administrationsaufwand um bis zu 60 Prozent reduziert werden.

Forrester Consulting berechnete auf dieser Basis einen ROI von bis zu 300 Prozent. Doch nicht nur der starke Kostenvorteil ist ein Grund zu Google Apps zu wechseln. Immer mehr Unternehmen erkennen den Nutzen der Kollaborations-Tools und der damit einhergehende Produktivitäts- und Innovationssteigerung. Forrester Consulting stellte in seiner Studie "Measuring the total economic impact of Google Apps" sogar fest, dass viele Unternehmen die Möglichkeit der kollaborativen Arbeit bei Google Apps höher bewerten als den Kostenvorteil.

 

Produktiver mit Google Apps

Bei der starken Produktivitätssteigerung durch Google Apps greifen insbesondere drei Faktoren ineinander:

 

  • Zeitersparnis
  • Flexibilität
  • Kollaborationsmöglichkeiten

Besonders durch die Anwendung von Gmail lassen sich kostbare Zeitressourcen sparen. Die Organisation von Emails erfolgt leicht und intuitiv über Labels und die Suchfunktion auf Basis der Google-Technologie vereinfacht das Finden von Emails. Durch den sehr guten Spamfilter müssen keine unnötigen Emails gelöscht werden und es bleibt mehr Zeit für wesentliche Aufgaben. Ebenso beliebt wie Gmail zeigt sich der Google-Kalender. Das Institut der deutschen Wirtschaft stellte fest, dass 37 Prozent ihrer Produktivität durch den Google-Kalender gesteigert sehen. Termine lassen sich mit diesem Tool besser koordinieren und der Abstimmungensaufwand wird geringer.

 

Informationen besser verfügbar

Ein Umzug in die Cloud ermöglicht zudem den Zugriff auf E-Mails und Dokumente von Zuhause oder unterwegs. Das Kopieren von Dokumenten auf beispielsweise einen USB-Stick oder das doppelte Abspeichern wird unnötig. Alle Mitarbeiter sind jederzeit und überall auf dem neuesten Stand und können flexibel agieren. Das bestätigen die befragten Unternehmen in der Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft. 68 Prozent gaben an, dass Informationen seit der Verwendung von Google Apps besser verfügbar seien.

Als besonders effizient für Unternehmen mit mehreren Standorten, aber auch für die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern oder im eigenen Haus zeigen sich die Kollaborations-Tools. Die Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen sorgt für einen Produktivitätsschub von 19 Prozent. Verschiedene Versionen müssen nicht mehr per E-Mail versendet werden und gleichzeitig ist Feedback schneller verfügbar. Ebenso effizient zeigt sich das Tool Google Sites, mit dem Wikis und Websites als Kommunikationsplattform zu einem Projekt geschaffen werden können. Diese neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit haben einen wichtigen Effekt, denn viele innovative Ideen entstehen im direkten Austausch mit Kunden und Kollegen. Mit Googe Apps stellten über 30 Prozent der Unternehmen fest, dass sich ihre Mitarbeiter kreativer entfalten und das Innovationspotenzial besser ausgeschöpft wird.

 

Produktivität steigern durch Google Apps from TWT Interactive

Google Apps Funktionen im Überblick

  • Gmail

Leistungsstarkes E-Mail-Programm mit individuellen E-Mailadressen und integriertem Instant Messaging

  • Google Kalender

Leicht koordinierbarer Kalender mit Erinnerungsfunktion und Versandmöglichkeit von Termineinladungen aus dem Kalender

  • Google Drive

Über 30 Dateitypen sind direkt über den Browser verfügbar, Dokumente lassen sich leicht importieren und exportieren

  • Hangouts

Ermöglicht Online-Videokonferenzen von jedem Endgerät

  • Google Sites

Einfach bedienbares Tool zur Erstellung von Intranet- und Projektseiten als Kommunikationsplattform

Der sichere Umzug in die Cloud

Der Umzug in die Cloud gestaltet sich als komfortabel und einfach. Das Implementieren dauert oft nur wenige Tage. Die Apps sind intuitiv bedienbar und viele Mitarbeiter sind bereits mit den Google-Produkten vertraut. Zwei Drittel der befragten Unternehmen empfanden den Schulungsaufwand und die Einarbeitungsdauer daher als relativ niedrig.

Dank der ausführlichen Sicherheitsstrategie von Google werden Daten in der Cloud optimal geschützt. Datenverbindungen werden automatisch verschlüsselt und es besteht die Möglichkeit einer Zwei-Stufen-Authentifizierung, wodurch Sie Ihre Daten zusätzlich vor Angriffen schützen können. Auch für noch wachsende Unternehmen ist Google Apps eine attraktive Lösung. Google Apps lässt sich jederzeit problemlos erweitern.

 

Best Practices

Viele Unternehmen, die sich aus einer kleinen Geschäftsidee entwickelt haben, stehen an einem bestimmten Punkt vor einem Softwareproblem. An diesem Punkt stand auch eine westfälische Fachmarktkette für Baby- und Kleinkindbedarf. Die Anzahl der Mitarbeiter hatte sich mehr als verdoppelt. Vor allem wegen der günstigen Kosten, aber auch wegen der Datensicherheit und der leichten Bedienbarkeit entschied man sich schnell für Google Apps for Business. Die Umstellung verlief problemlos und entlastete die IT-Abteilung enorm. Besonders glücklich zeigten sich die Mitarbeiter über den mobilen Datenzugriff, durch den sie jederzeit und ortsungebunden informiert sind, und über die Kollaborations-Möglichkeiten in der Cloud. Schon nach kurzer Zeit stellte der Fachmarkt eine produktivere Zusammenarbeit der verschiedenen Arbeitsbereiche fest.

 

Fazit

Google Apps for Business stellt eine echte Alternative zu eigenen ”On Premise” Kommunikations- und Kollaborations-Lösungen dar. Durch die optimale Verfügbarkeit und die Kollaborations-Tools lassen sich Informationsflüsse verbessern und die Geschäftsabläufe verschlanken. Die grenzenlose Zusammenarbeit wird durch Cloud-Computing möglich. Wenn auch Sie die Vorteile von Google Apps for Business nutzen möchten, sprechen Sie uns an.