02.07.2012

Texte, Tabellen oder Präsentationen: Google Docs beherrscht alle wichtigen Office-Formate. Googles Entwickler bringen in regelmäßigen Abständen neue Features auf den Markt, wie kürzlich die Research Sidebar in der Textbearbeitung. Eine der wichtigsten Entwicklungen gab Google kürzlich in seinem Blog bekannt: Google bietet seine Business-Anwendungen nun auch in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Richtlinie der Europäischen Union an. Dazu erarbeitet Google zusätzliche Musterverträge.

Erfüllung der EU-Datenschutzrichtlinie

„EU Model Clauses“ für Google Apps nennt sich die weitere Option zur Einhaltung des angemessenen Sicherheitsniveaus gemäß der EU Kommission. Bislang verwies Google in Sachen Datenschutz auf das Safe-Harbor-Framework. Mit diesem Feature verpflichteten sich US-Unternehmen selbst, europäische Datenschutzregeln einzuhalten. Künftig können Google-Kunden weltweit auch auf die strengere EU-Datenschutzrichtlinie aus dem Jahr 1995 zurückgreifen. Diese neuen Vertragsergänzungen sollen Unternehmen in der EU einen zusätzlichen Datenschutz gewährleisten.

Neues Feature: Google Docs Research Sidebar

Googles Textbearbeitung “Docs” ist um ein neues Feature erweitert worden. Mit der Research Sidebar lassen sich innerhalb eines Dokuments über einzelne Begriffe mehr Informationen herausfinden. Als Basis des Research-Tools dient Googles Websuche, so dass neben den Web-Ergebnissen auch Bilder und Zitate in einer Sidebar seitlich der aktuellen Docs angezeigt werden. Über das Tools-Menü kann die Research Sidebar aufgerufen werden oder Nutzer verwenden die Tastenkombination STRG+ALT+R für Windows, unter Mac OS X lautet die Kombination Command+Alt+R.

Die Sidebar ist wie ein simpler Browser aufgebaut, inklusive einer Zurück- und Vorwärts-Funktion. Über ein Eingabefeld tippen Nutzer den gewünschten Begriff ein. Die Suchergebnisse können mit wenigen Klicks direkt in das Dokument integriert werden, entweder als Link oder als Volltext. Bei der Volltext-Eingabe wird automatisch eine Fußnote mit dem dazugehörigen Link eingefügt. In der Bildersuche lassen sich die Fotos sogar direkt per Drag & Drop in das Dokument ziehen.

 

Was ist Google Apps? Nutzen Sie die Vorteile der Cloud-Office

Google Apps fungiert als Software-as-a-Service. Alle Dokumente werden automatisch in der Cloud auf Googles Servern gespeichert, so dass eine eigene Festplatte entfällt. Ein weiterer Vorteil: Zum Bearbeiten der einzelnen verschiedenen Dateiformate wird lediglich der Browser benötigt. Da die Dokumente im Netz liegen, können sie gemeinsam und zeitgleich von anderen Kollegen bearbeitet werden. Die größte Stärke der Cloud-Office liegt daher in der Gruppenarbeit. Geben Sie einfach die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie an einem bestimmten Dokument zusammenarbeiten möchten und der Zugriff wird sofort ermöglicht. Immer mehr Unternehmen setzen mittlerweile auf kollaboratives Arbeiten mittels Google Docs. Zugangsvoraussetzung ist lediglich ein kostenloser Google-Account.

 

 

  

Mit Kollegen Textdokumente erstellen

Alle paar Monate stehen neue Artikelbeschreibungen für Ihre Produkte im Online-Shop an?

Dann gilt es, diese zu verfassen, Korrektur zu lesen und auf der Webseite oder in Blogs zu veröffentlichen. Nutzen Sie dazu die Texterstellung von Google Docs. Die verfassten Texte können von mehreren Personen editiert werden. Das gleichzeitige Arbeiten an Textdokumenten sowie die unmittelbare Beantwortung von Kommentaren, spart Unternehmen viel Zeit bei der Darstellung von Produktneuerungen. TWT nutzt selbst zur Erstellung von Fachartikeln oder neuen Leistungsseiten auf twt.de die Möglichkeiten des kooperativen Arbeitens in Googles Textdokumenten.

Präsentationen mit  Webinarcharakter

Ob die Anfertigung einer Online-Präsentation, das Hochladen einer vorhandenen Präsentation oder das Wählen einer Vorlage aus Googles Galerie: Alles was Power Point kann, kann auch Google. Mit Hilfe verschiedener Layouts lassen sich so einzigartige Unternehmenspräsentationen erstellen.

Den generierten Präsentationslink können Sie an Ihre Projektmitarbeiter oder das gesamte Team freigeben. So entsteht ein zeitgleicher Austausch ähnlich wie in einem Webinar. Die fertige Präsentation kann anschließend in Ihre Webseite integriert werden.

Gemeinsam planen mit Tabellen

Kennen Sie das? Die neuen Daten zum Thema “Suchmaschinenoptimierung” sollen von allen Mitarbeitern in einem Excel Dokument erstellt werden aber ständig ist die Datei durch einen anderen Benutzer gesperrt. Mit Google Docs passiert Ihnen das nicht. Ob das Anlegen eines Themenplans, die Recherche von Keywords zur Suchmaschinenoptimierung oder die Ressourcenplanung Ihrer Mitarbeiter: Die Tabellen-Funktion von Google Docs lässt Sie gemeinsam mit Kollegen oder Kunden planen. TWT erstellt die gesamte Ressourcenplanung seiner Teams in Googles “Spreadsheets” á la Excel.

Formular & Zeichnung: Erstellen Sie eigene Umfragen

Einfach eine eigene Umfrage zu Unternehmensangeboten oder Services erstellen? Auch das bietet Google Docs. Mit Formularen lassen sich individuelle Abfragen erstellen. Die Einträge werden in einem Spreadsheet (Googles Tabellen á la Excel) gespeichert und können danach analysiert oder exportiert werden. Die Abfrage-Elemente bestehen immer aus einer Frage, einer Erläuterung und dem Typ der Frage, sprich Auswahlfrage, Texteingabe, Skala usw. Erstellen Sie bereits Auswertungen und Analysen und sehen Sie wie die Daten live aktualisiert werden, während weitere Rückmeldungen automatisch im Dokument ergänzt werden.

Mit Google-Zeichnungen können Sie Flussdiagramme, Planzeichnungen und weitere Zeichnungen erstellen und sie gemeinsam mit anderen bearbeiten. Erstellte Zeichnungen können z. B. in ein Google-Dokument eingefügt werden. Sie können darüber hinaus mit Google-Zeichnungen Ihre Präsentationen aufwerten.

Fazit: Erfolgreiches und effizientes Arbeiten

Ihre Mitarbeiter können gemeinsam mit Kollegen transparent und in Echtzeit Dateien erstellen, sichern und bearbeiten. Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Abstimmungs- und Freigabeprozessen und macht den Austausch von Dateianhängen überflüssig. Aktuell profitieren bereits circa vier Millionen Unternehmen jeglicher Größe von den Vorteilen der Google-Anwendungen - und TWT gehört dazu. Gerne zeigen wir in einem Beispiel die Vorteile von Google Docs. Sprechen Sie uns an!