08.01.2013

Eine unkonkrete und vieldeutige Suchanfrage in der Firmen-Wiki liefert nicht die gewünschten Ergebnisse. Das hat wohl jeder von uns schon einmal erlebt. Oftmals können Suchbegriffe nicht optimiert werden, da zu viele Faktoren unbekannt sind. Der Einsatz von Such-Filtern erzielt in solchen Fällen bessere Suchergebnisse. Die Google Search Appliance bietet als Intranet-Marktführer zahlreiche Vorteile im Bereich der Filtersuche.

 

Jeder suchende Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen benötigt andere Informationen rund um das entsprechende Suchwort. Herr Müller möchte beispielsweise eine Vorlage für die Spesenabrechnung an seinem Standort recherchieren. Wie die meisten Suchenden tippt er nur das Wort “Spesenabrechnung” in die Firmen-Wiki ein. Die Suche ergibt tausende Treffer. Herr Müller steht vor einem Dilemma, da er unzählige ähnliche Formblätter angezeigt bekommt. Er findet allerdings nicht die Excel-Tabelle für die Abrechnung, nach der er eigentlich gesucht hat.

 

Ihm wäre geholfen, wenn er seine Suchtreffer nach Dokumententyp und Standort filtern könnte und so eine Relation zwischen naheliegenden Begriffen wie “Vorlage” oder “Tabelle” hergestellt wird. Diese unterstützenden Maßnahmen bieten die Filter der Google Search Appliance, um aus Suchenden schnell Findende zu machen. Welche Filter die GSA anbietet und wieso Sie für Ihr Unternehmen so immens wichtig sind, erfahren Sie im Folgenden.

Filteroptionen der Google Search Appliance

Hier sind die wichtigsten Beispiele für Filteroptionen der GSA:

  • Dokumententyp: Dank der Filtersuche können Nutzer nach Vorlagen, Handbüchern, Arbeitsanweisungen, Bildern, Mitarbeitern und Angeboten suchen.
  • Standort: Sie suchen Dateien zu einem bestimmten Standort oder einer Zweigfiliale? Ob Düsseldorf, Köln oder Berlin: Finden Sie das passende Dokument an jedem Standort.
  • Abteilung: Jede Abteilung benötigt andere Dokumente. Die Filteroption für beispielsweise Finanzen, HR oder die Entwicklung garantieren ein zielgerichtetes Arbeiten.
  • Zeitraum: Sie können den Filter ebenfalls nach dem Zeitraum suchen lassen. Diese Woche, dieser Monat, dieses Jahr: So finden Sie schneller was Sie suchen.

Wichtig dabei ist, dass nur Filter anzeigt werden, die der Benutzer selbst beurteilen kann. So macht es auf einer Internet-Seite zum Beispiel keinen Sinn, einen Datumsfilter anzuzeigen, da der Benutzer nicht einschätzen kann, wann ein bestimmter Inhalt auf der Webseite erstellt oder geändert wurde. Im Intranet kann das Datum hingegen eine sehr relevante Kenngröße sein.

Dynamische Navigation wie bei Google

Seit der GSA Version 6.8 können Benutzer die dynamische Navigation, wie sie von der Google-Suche bekannt ist, anwenden. Damit lassen sich Suchergebnisse anhand bestimmter Kriterien filtern. Dabei werden nur Filteroptionen angezeigt, zu denen auch Ergebnisse gefunden werden. So werden nur die Abteilungen angezeigt, die für den eingegebenen Suchbegriff zu Treffern geführt haben. Dabei kann auf jedes beliebige Metaattribut gefiltert werden. Unter diese Attribute fallen z.B. Name, Beschreibung oder Datum der Erstellung der Datei. Wenn ein Nutzer auf einen Attributwert klickt, werden die Suchergebnisse daraufhin eingegrenzt. Nutzer können mehrere Attribute auswählen und ihre Auswahl auch wieder aufheben, um durch die Ergebnisse zu navigieren und so die gewünschten Resultate schnell zu finden.

Entity Recognition: Klassifizierung von Inhalten

Mit der neuen Entitätserkennung der GSA 7 werden Inhalte automatisch erkannt, klassifiziert und getaggt. Ähnliche Informationen werden eingeblendet und der Nutzer erhält so informativen Mehrwert. Personen, Abteilungen und Produktkategorien werden damit automatisch im Text erkannt und das Dokument steht dem Nutzer danach entsprechend zur Filterung bereit. Der Content muss dabei nicht aufwendig manuell mit Strukturinformationen gepflegt werden, sondern er wird automatisch von der Google Search Appliance erkannt.

 

Bei der Klassifizierung der Inhalte sind z.B. folgende Filterkriterien möglich und sinnvoll:

 

Dokumententyp: Sie suchen ein konkretes Angebot in PDF-Form? Dann klassifizieren Sie die Suche nach diesem Dokumententyp.

Produktgruppe: Die Entitätserkennung erkennt Inhalte aus einer bestimmten Produktgruppe. So können z.B. Dateien nur aus dem Segment Freizeitbekleidung gefiltert werden.

Abteilung: Die Entity Recognition klassifiziert z.B. nur Dokumente aus der Abteilung Finanzen.

Darum ist die Filtersuche so immens wichtig

Ein großer Vorteil der Filtersuche besteht in dem individuellen Einstieg für Ihre Mitarbeiter. Ob Sie eine Vorlage oder ein Handbuch suchen – jeder Nutzer hat unterschiedliche Präferenzen bei der internen Suche. Darüber hinaus verlieren Ihre Angestellten durch die Filtersuche weniger Zeit, da sie zügig an die gewünschten Ergebnisse kommen und damit effizient weiterarbeiten können. Das Intranet ist einfach der tägliche Einstieg Ihrer Mitarbeiter. Er findet dort alle Informationen, die er zur Erledigung seiner Aufgaben braucht. Ob Projektdokumentation oder Urlaubsanträge: die Suche ist die zentrale Anlaufstelle und kann durch eine Filtersuche optimal unterstützt werden. Arbeitsablauf werden produktiver und das zahlt auf die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens ein.

TWT Referenz: Telekom sucht mit Filtern

Die Telekom konnte durch die Filter der Google Search Appliance die Recherche- und Suchzeiten signifikant reduzieren. Umfangreiche Filter-, Such-  und Unterstützungsfunktionen verbessern die Suche für den Einkauf jeden Tag aufs Neue. Das wollen auch Sie in Ihrem Unternehmen erreichen? Die TWT Business Solutions GmbH analysiert, berät und konzipiert Ihre Enterprise Search. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.