28.11.2017

Was ist ein virtuelles Team

Eine Gruppe von Menschen bildet unabhängig von der Zeitzone, Region oder Nation ein virtuelles Team, um gemeinsam an einer Aufgabe oder einem Projekt zu arbeiten. Dabei ist bezeichnend, dass die Zusammenarbeit meist über elektronische Tools erfolgt. Dazu müssen passende Software-Lösungen gefunden werden, die sich an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen und für alle Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. 

Verschiedene Möglichkeiten virtuell zu arbeiten

Tools, die das virtuelle Arbeiten erleichtern

  • Nachrichten-Apps: Daten und Dokumente lassen sich über Nachrichten-Apps in Echtzeit austauschen und Präsenzinformationen anderer Teammitglieder auf einen Blick erkennen.
  • File-Sharing-Anwendungen: Mit diesen Anwendungen lassen sich Inhalte und Daten auf einen oder mehreren Computern übertragen. Auch können mehrere Beteiligte gleichzeitig an Dateien oder Programmen arbeiten.
  • Digital Mind-Maps: Mit den Maps lassen sich Ideen zeit- und ortsunabhängig sammeln und übersichtlich strukturieren. Die Dokumente lassen sich danach beliebig austauschen und gemeinsam bearbeiten.

Facebook Spaces

Facebook Spaces ermöglicht es Nutzern gemeinsam im virtuellen Raum zu arbeiten. Benötigt wird hierfür die VR-Brille Oculus Rift. Mit Avataren können Meetings und Gespräche an einem virtuellen Ort stattfinden, obwohl die Teilnehmer sich in verschiedenen Städten oder Ländern befinden. Bis zu drei Mitarbeiter können sich in Facebook Spaces treffen und dort mit Hilfe von VR-Objekten Interaktionen zwischen den Avataren ausführen und so beispielsweise Zeichnungen anfertigen. Solche Zeichnungen können später auf dem Facebook-Account geteilt werden und sind auch Usern ohne VR-Brille zugänglich. Nutzer, die nicht über eine Oculus Rift verfügen, können sich zudem per Videochat über den Facebook-Messenger in das Meeting einloggen.

Home Office

Auch Mitarbeiter im Home Office können Teil eines virtuelles Teams sein. Der größte Vorteil liegt in der Zeit- und Kostenersparnis, da der Mitarbeiter nicht zum Arbeitsplatz hin- und zurückfahren muss. Ebenso wird die Koordination von beruflichen und privaten Terminen durch das Home Office erleichtert, was für eine gesteigerte Work-Life-Balance sorgt.

Vorteile virtueller Teams

  • Hohe Flexibilität: Projekte können unabhängig vom Standort kurzfristig und flexibel organisiert und umgesetzt werden. Für unterschiedliche Aufgaben können virtuelle Teams in kurzer Zeit zusammengestellt und danach wieder aufgelöst werden. Dies spart Kosten und Ressourcen.
  • Kostenersparnis: Teure Reise- und Personalkosten werden vermieden, da man nicht für jede Niederlassung ein eigenes Team mit speziellem Know how aufbauen muss.
  • Erweitertes Know how: Experten aus verschiedenen Niederlassungen können in einem virtuellen Team zusammengefasst werden und somit die beste Problemlösung erarbeiten. Dadurch entsteht ein riesiger Pool an Wissen, der optimal für das Unternehmen genutzt werden kann.

Herausforderungen für virtuelle Teams

  • Fehlender persönlicher Kontakt: Der Mangel an Face-to-Face Kontakt kann eine Ursache für Konflikte sein, da Botschaften oder Mitteilungen auf Textebene von anderen Teammitgliedern falsch verstanden werden können. Förderlich ist hier ein einmaliges persönliches Treffen zu Beginn der Zusammenarbeit.
  • Stabile Technik: Unternehmen müssen darauf achten, dass die Technik digitaler Workplaces stabil läuft, damit die Produktivität aufrechterhalten werden kann. Bei einem Ausfall muss zudem gewährleistet sein, dass ein schneller und flexibler IT-Support die Probleme kurzfristig beheben kann. 

Potenzial der virtuellen Zusammenarbeit ausschöpfen

Virtuelle Teams haben ein großes Potenzial für die Zusammenarbeit. Da alle Mitglieder ortsunabhängig arbeiten, können Teamsitzungen und Meetings flexibel in den eigenen Arbeitsplan eingefügt werden und ermöglichen auch das Arbeiten von Zuhause. Daten können zwischen den Mitarbeitern schnell und einfach ausgetauscht werden. Außerdem können alle Teilnehmer Änderungen vornehmen und Ideen beisteuern.

Fazit

Aktuelle Studien haben ergeben, dass Arbeitnehmer sich wünschen, dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind und mit dem Gerät, das ihnen am nächsten ist. In einigen Unternehmen hat die Zusammenarbeit in virtuellen Teams das klassische Präsenzteam bereits abgelöst. Vernetzung ermöglicht den Austausch, ohne dass sich Teammitglieder am selben Ort befinden. Trotz räumlicher Trennung können verschiedene Niederlassungen regelmäßige Konferenzen abhalten und schnell und angepasst auf lokale Bedürfnisse ihrer Kunden reagieren.