29.02.2012

Katalogartikel, Prozessinformationen, Ansprechpartner oder ERP-Services: Das alles ist bei einem der größten Telekommunikationsanbieter Deutschlands über ein einziges Suchfeld im Intranet auffindbar. Durch die Implementierung und Anpassung einer leistungsstarken Intranet-Produkt-Suche auf Basis der Google Search Appliance seitens TWT, wurden die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse sowie das Informations-Management optimiert. Dabei helfen Echtzeit-Suchwortvorschläge, themen- und prozessübergreifende Informationen nach Relevanz zu finden.

Ausgangssituation & Herausforderung

Dem Einkauf kommt eine tragende Rolle im Hause des Telekommunikationsanbieters zu: Zahlreiche Mitarbeiter des Konzerns arbeiten weltweit daran, Kosten zu senken, Beschaffungsvorgänge zu vereinheitlichen, Marktpotenziale auszuschöpfen und Synergieeffekte optimal zu nutzen. Basis dieser Einkaufspozesse bilden unzählige Informationen: Mehr als eine Million Katalogprodukte, Tausende von Warengruppen und -prozesse wie Wareneingangsabwicklung und Lieferantenkennungen, aber auch Kontaktinformationen von Ansprechpartnern. Insgesamt verwaltet die Einkaufs-Abteilung rund eine Millionen gespeicherte Dokumente in verschiedenen Formaten, XML, CSV, Datenbanken und Web-Shops, auf die in High-Traffic-Zeiten 300 Nutzer pro Minute gleichzeitig zugreifen.

 

Das ursprünglich vorhandene Online-Portal des TWT Kunden fungierte als konzernweites Einkaufstor mit Zugriff auf diese riesigen Datenmengen. Jedoch bestand hinsichtlich der Qualität der Suchergebnisse und der Bedienerfreundlichkeit bei der bisherigen Lösung enormes Verbesserungspotenzial: Die Suchergebnisse ließen sich nur mit erheblichem Zeitaufwand auffinden, da die Benutzer zuvor jeden Katalog bzw. jedes System einzeln aufrufen mussten, um die gewünschten Produkte zu finden. Zudem wiesen die jeweiligen Produktkataloge uneinheitliche Benutzeroberflächen auf. Suchtreffer waren grundsätzlich nicht nach Relevanz geordnet und die Abwicklungsvorgänge schlicht zu komplex.

Die Lösung: Google Search Appliance

Um das System nachhaltig zu optimieren und die Relevanz der Suchergebnisse signifikant zu verbessern, entschied sich der Telekommunikationsanbieter zusammen mit TWT für eine integrierte Hardware- und Software-Suchlösung, der Google Search Appliance (GSA). Innerhalb von drei Monaten wurde der gesamte Installationsprozess sowie die Anbindung aller relevanten Daten- und Prozessquellen realisiert.

 

Die Nutzer profitieren jetzt direkt auf mehreren Ebenen: Durch umfangreiche Filter-, Such- und Unterstützungsfunktionen konnte die Recherchezeit signifikant reduziert werden. Die Produktkataloge müssen nicht mehr einzeln angesteuert und aufgerufen werden, sondern nun können dank der GSA alle angebundenen Systeme gleichzeitig über einen zentralen Zugriff nach Produkten, Ansprechpartnern, Dokumenten oder weiteren Zusatzinformationen durchsucht werden. Die Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für die Mitarbeiter ist hierbei enorm. Zusätzlich wurde der Wareneinkaufprozess mittels GSA vereinfacht: Interne als auch externe Bestellungen werden dank der geschlossenen Benutzeroberfläche bedienerfreundlich wie in einem Web-Shop abgewickelt. Mittels simplem Klick auf das benötigte Produkt werden Bestellungen ausgelöst und abgewickelt, wobei konzerninterne Rechte-Rollen-Konzepte stets Berücksichtigung finden.

 

Über 35.000 Unternehmen weltweit nutzen die Google Enterprise-Suchlösungen. Serverdaten, Content-Management-Systeme, Datenbanken und Unternehmensanwendungen können unmittelbar und sicher mit einem einzigen bekannten Suchfeld durchsucht werden.