04.08.2020

Experten gehen davon aus, dass sich digitale Workshops neben persönlichen Meetings zu einem etablierten Konzept in der Arbeitswelt entwickeln werden. Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand: Bei standortunabhängigen Arbeiten entfallen sowohl die benötigte Reisezeit als auch die -kosten, um zum Kunden zu fahren oder an einem Workshop teilzunehmen. Mitarbeiter sind somit um einiges flexibler. 

Remote Workshops brauchen klare Regeln und Strukturen, um nachhaltig Ergebnisse erzielen zu können 

In unserer täglichen Arbeit mit unterschiedlichsten Projektteams und Workshop-Formaten haben wir ein paar grundlegende Regeln gesammelt, die dazu beitragen, einen Remote Workshop für alle Teilnehmer angenehm zu gestalten und die begrenzte Zeit möglichst effizient zu nutzen. 

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Wie jedes andere interaktive Format benötigen auch digitale Workshops klar definierte Ziele. Die Teilnehmer sollen wissen, was sie erwartet und was das Projektziel ist. Gibt es relevante Dokumente, die vorher gelesen werden müssen? Soll Input vorbereitet werden? Sind ggf. Abstimmungen mit Personen notwendig, die nicht teilnehmen? Welche methodischen und technischen Tools werden genutzt, um Inhalte interaktiv zu vermitteln? Für einen reibungslosen Ablauf müssen all diese Fragen im Voraus beantwortet werden. 

Insbesondere das Thema Technik kann zu einer kleinen Herausforderung werden. Daher ist es vor einem Workshop ratsam, diese vorab mit den Teilnehmern zu testen. Oft hilft eine vorher versendete How-to Anleitung dabei, die ersten Hürden zu überwinden.  Beachten Sie: Je mehr Personen an dem Workshop teilnehmen, umso länger dauert es in der Regel bis alle Teilnehmer den virtuellen Seminarraum betreten haben und technisch bereit sind.   

Tools: Google Meet und Miro 

Hybride Meetings lassen sich zum Beispiel mithilfe von Google Meet optimal umsetzen. Während der Videokonferenz können Sie Google Docs oder Bildschirme freigeben und den integrierten Chat nutzen, um beispielsweise hilfreiche Links an andere zu übermitteln. Dazu ist nicht einmal ein Google-Konto vonnöten. Das macht es leichter auch Personen dazu einladen, die kein Google-Konto haben. Somit ist es einfacher, Meetings mit Teilnehmenden sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens zu realisieren.

Ein weiteres Tool, das sich bewährt hat, ist Miro. Mit dem kollaborativen Online-Whiteboard können Sie gemeinsam planen, koordinieren und diskutieren. Sie haben die Möglichkeit, Brainstorming Sessions durchzuführen, Notizzettel sowie Clustering Boards zu erstellen und können selbst komplexe Prozesse visuell abbilden. Ganz so, als würden sich die Teilnehmenden im selben Raum befinden und ein analoges Whiteboard nutzen. 

Ein Zusammenkommen auf Augenhöhe mit voller Konzentration

Remote Workshops sollten denselben Prämissen folgen wie Präsenzworkshops: Das Beantworten von eingehenden Mails, Termineinladungen für die kommenden Tage bestätigen oder sich im Internet über Trends informieren – bitte nicht. Stellen Sie also sicher, dass alle Teilnehmer bereit sind und aktiv zuhören, bevor Sie starten.Da die Aufmerksamkeit im virtuellen Raum schneller schwinden kann, empfiehlt es sich, vor Beginn Pausenzeiten zu kommunizieren, in denen solche Dinge erledigt werden können. Bei längeren Workshops kann beispielsweise vor jeder vollen Stunde eine 10-minütige Pause eingeplant werden. Diese können Sie auch gut zum “Virtual Socializing” nutzen – quasi als digitaler Plausch an der Kaffeemaschine. Auch in virtuellen Workshops kann sich der Zeitplan verschieben, daher sollte unbedingt genug Zeit für spontane Interaktionen eingeplant werden.

Grundsätzlich erhöht die Teilnahme per Videofunktion das Commitment der Teilnehmer und verleiht dem Meeting eine persönliche Note. Alle Beteiligten können so leichter zuordnen, wer wann spricht und präsenter an Diskussionen teilnehmen. Auch Gestik und Mimik lassen Rückschlüsse darauf zu, wie das Thema aufgenommen wird oder ob Fragen offen sind. So ist ein höherer Output wahrscheinlich –  auch wenn es ungewohnt sein mag: Die Kamera einzuschalten lohnt sich. Legen Sie vorher einen Protokollführer fest, um relevante Ergebnisse für alle festzuhalten. Diese können Sie im Nachgang teilen.  Womit wir beim letzten Punkt wären: 

Nachbereitung, um Ergebnisse zu teilen und zu nutzen

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Aber vor allem die Nachbereitung führt dazu, dass auf besprochene Ergebnisse auch wirklich Taten folgen. Für eine reibungslose Einbindung in den Arbeitsbacklog der Beteiligten können To Dos im Taskmanagement-Tool festgehalten werden.

 

Make it remote!

“Bei TWT haben wir bereits seit vielen Jahren eine IT-Umgebung etabliert, die uns ermöglicht, zu jeder Zeit, an jedem Ort und von jedem Endgerät sicher auf Unternehmensapplikationen- und -daten zuzugreifen.”

Daniel Weeber,  Teamleiter IT Netzwerk bei TWT.

Sie suchen Unterstützung zum Thema Remote Workshops? Wir stehen Ihnen gern bei all Ihren Anforderungen zur Seite – und zeigen Ihnen Lösungsansätze auf, um effizient und sicher von jedem Ort aus zu arbeiten. Egal ob es sich um Kundenakquise, Design-Thinking-Sessions oder Pitches handelt – erfolgreiche digitale Kollaboration ist keine Magie, verlangt jedoch ein verändertes Bewusstsein für die Bedürfnisse aller Beteiligten in solch einem Setting.

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