31.08.2016

Gedruckte Urlaubsanträge, Arbeitszeiterfassung in Excel-Listen, Telefonlisten in Word-Dateien und der Kantinenplan als PDF: So sieht mancherorts noch das Intranet 1.0 aus. Intranets dienen viel zu häufig als digitalisiertes Schwarzes Brett, das im schlechtesten Fall kaum genutzt wird.

Wissensbasierte und feedbackorientierte Unternehmenskultur

In Unternehmen, in denen Social Intranets aktiv genutzt werden sind knapp 70 Prozent der Mitarbeiter sehr zufrieden mit der internen Kommunikation. Bei Unternehmen, in denen die Funktionen nicht genutzt werden sind es lediglich 27 Prozent. Die große Zahl interner E-Mails wird dabei als das größte Problem der internen Kommunikation bemängelt. Social Intranets fördern eine offene, wissensbasierte und feedbackorientierte Unternehmenskultur.

Wichtige Hürden nehmen

Wissen ist Macht: Dies gilt sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen. Nur wenn diese Macht geteilt wird, kann die digitale Arbeitswelt alle Potenziale gänzlich aussschöpfen. Intranets werden zum zentralen Punkt der internen Kommunikation und Kollaboration. Keine andere Business-Technologie erreicht bei professioneller Umsetzung einen so hohen Return-on-Invest wie ein Social Intranet. Verschiedene Studien zeigen, dass Teams innerhalb eines Social Intranets deutlich produktiver arbeiten, als ohne. Dennoch muss die Integration einer solchen Plattform häufig vermeintlich “wichtigeren” Projekten weichen. Nur durch einen Wandel der Unternehmens- und Arbeitskultur wird ein Social Intranet ein erfolgreiches Business-Tool.

Das Social Intranet funktioniert durch 3 wesentliche Erfolgsfaktoren:

Interaktion

Durch Interaktion können Nutzer mit dem System und untereinander effektiv interagieren und selbst partizipieren.

Information

Informationen sind alle verfügbaren Daten, wie zum Beispiel Artikel, Posts, Foreneinträge, Dokumente, Kommentare. Die schnelle Verfügbarkeit der Informationen für autorisierte Nutzer und Nutzergruppen ist erfolgsentscheidend.

Integration

Die Integration weiterer interner oder externen Systeme ermöglicht es, alle verfügbaren Daten und Methoden im User Interface des Intranets abzubilden.

Liferay Social Office

Das Social Office von Liferay ist eine Enterprise Kollaborations-Lösung, die die interne Kommunikation von Unternehmen optimiert und die Produktivität nachhaltig steigert. Das Social Office Add-On von Liferay verknüpft die Vorteile eines Portal-Systems mit Content Management-Funktionen und den Vorzügen eines intelligenten sozialen Netzwerkes im Unternehmen. Es fördert die Zusammenarbeit in Organisationen oder mit Partnern und Kunden und hebt somit die interne Kommunikation auf eine neue Ebene. Ein weiterer Vorteil des Tools ist, dass sich damit hohe Total Costs of Ownership proprietärer Software-Lösungen wie Microsofts Sharepoint Server vermeiden lassen. Dies sind einige Features vom Social Office im Überblick:

  • Personal Dashbord

  • Sites

  • Team Kalender

  • Wikis

  • Blogs

  • Foren (Message Board)

  • Document Library

  • E-Mail / SMS

  • Instant Messaging (Chat)

  • Meine Kontakte

  • Activity Tracking

  • Announcements und Alerts

Mit dem Liferay Social Office wird Kommunikation und Interaktion sichtbar und entwickelt sich zu einer gemeinschaftlichen Initiative. Dies reduziert Zeitaufwand für die Synchronisation und bietet auch mehr Ressourcen für inhaltliche Konversationen.

First Steps bei der Einführung eines Social Intranets:

  • Das gesamte Unternehmen muss für einen Kulturwandel bereit sein, der mit der Einführung eines modernen Social Intranet immer einhergeht.

  • Vor der Realisierung eines Social Intranets steht immer eine professionelle Anforderungsermittlung und Konzeption. Der tatsächliche Bedarf muss ermittelt werden, bevor konkrete Ideen umgesetzt werden. Die Mitarbeiter sollten hier ein Mitspracherecht haben.

  • Legen Sie das Social Intranet nicht in die Hände eines einzelnen Bereichs. Es ist ein bereichsübergreifendes Projekt, das auf oberster Management-Ebene verantwortet wird.

  • Bestandssysteme müssen mit dem Intranet kompatibel und integrierbar sein. Achten Sie auf Flexibilität, Modularität, Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit des Systems.

  • Ein phasenweiser Roll-Out des Intranets sollte die am häufigsten angeforderten Funktionalitäten und Module zuerst bereitstellen. So gewöhnen Sie die Mitarbeiter frühzeitig an die neue Umgebung.

Fazit

Ein gutes Social Intranet ist mehr als nur eine Software: Es ist der zentrale digitale Touchpoint im Unternehmen. Um effektiv zu sein und Mehrwert für das Unternehmen zu erzielen, muss es einen begleitenden Wandel der Arbeitskultur geben. Dieser Wandel muss vor allem vom CEO verstanden und vorgelebt werden. Auch Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten? Wir unterstützen Sie dabei.