07.09.2015

Die Evolution des Intranets schreitet voran: Das Intranet war in seinen Anfängen ein reines Ablage- und Dokumenten-System, das aktiv angesteuert werden musste. Im Idealfall ist das Intranet heute ein integraler Bestandteil des Organisations- und Informationssystems und bietet umfassende Kollaborationsmöglichkeiten. Individuelle Mitarbeiter-Dashboards sorgen für eine hohe User Experience.

Effektive Nutzung der Social Features

Das Social Intranet rückt seit einigen Jahren den Mitarbeiter in den Mittelpunkt und nicht die reine Sammlung von Informationen. Die effektive Nutzung der Social Features durch die Mitarbeiter stellt hierbei den zentralen Erfolgsfaktor eines Social Intranets dar. Die wichtigsten Funktionen sind die bekannten Elemente aus den sozialen Medien wie Liken, Sharen, Taggen oder Bewerten. Hiermit steht und fällt der Erfolg der Plattform.

Durch die Vernetzung von Content, der in Unternehmen klassischerweise in Einzeldokumenten (z.B. Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente) vorliegt, kann das Wissen bewertet, kommentiert und vor allem von anderen Mitarbeitern genutzt werden. Die zunehmende Beteiligung der Mitarbeiter an der Content-Erstellung und die Vernetzung mit anderen Kollegen fördern die dynamische Wissensvermittlung, die kollaborative Zusammenarbeit und die Identifizierung mit dem Unternehmen. Sei es in Projekt-Teams, in Abteilungsstrukturen oder losen Interessensgruppen: Interaktion wird zum Schlüssel für eine stärkere Mitarbeiterzufriedenheit, ein besseres Teamgefühl und höhere Produktivität. Der abteilungsübergreifende Dialog bietet sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen vielfältige Chancen und Vorteile:

  • Effektivere und schnelle Kommunikation
  • Bessere Vernetzung aller Mitarbeiter
  • Dynamische Wissensvermittlung
  • Weniger E-Mail-Aufkommen
  • Schnellere Suchergebnisse
  • Vermeidung von doppelter Arbeit
  • Schnellere Problemlösungen

Vom Nice-to-know zum Digital Workspace

Die Vorteile sind vielfältig, doch ein Social Intranet ist kein Selbstläufer. Moderne Intranets sind strategisch mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht und basieren auf messbaren Werten. Das wichtigste Ziel eines Social Intranets ist es, eine agile und effiziente Organisation zu unterstützen, die Wissen und Experten für alle sichtbar macht und sich durch eine offene und wenig eruptive Informationsverteilung auszeichnet.

Das Social Intranet ist natürlich ohne Frage ein IT-Projekt, aber vorgelagert ist es vielmehr eine Frage der richtigen Unternehmenskultur. Ohne die Geschäftsführung und die Bereitschaft für eine kulturelle Veränderung ist Ihr Social Intranet-Projekt zum Scheitern verurteilt. Holen Sie auch den Betriebsrat mit ins Boot, denn die Wünsche der Mitarbeiter sind ein wichtiges Gut.

Die endgültige Akzeptanz der User und somit ein hoher Nutzungsgrad kann, je nach Projekt, bis zu 5 Jahren dauern. Vor allem die genaue Abgrenzung bereits bekannter und gelernter Tools wie E-Mail oder Datenbanken und die Erkennung des Mehrwertes durch die Mitarbeiter ist die größte Herausforderung an Projektbeauftragte. Denn ohne eine Social Crowd wird aus dem Social Intranet schnell eine Datenwüste ohne Mehrwert.

B2B-Gamification für Mitarbeiterzufriedenheit

Technologien wie z.B. ein internes Wiki, Blogs, Chaträume, Voice-Funktionen, Foren, Online-Besprechungen oder Videokonferenzen sind prägend für ein gutes Social Intranet. Es bietet sich auch die Nutzung von Gamification-Funktionen an. Der Mitarbeiter kann auf diese Weise spielerisch über verschiedene Challenges Credits und Badges (Abzeichen) sammeln. In Form von Incentives erhalten die Mitarbeiter Wertschätzung. Solche Unternehmen, die den Gamification-Ansatz bereits innerhalb ihres Intranets nutzen, verzeichnen einen rasanten Anstieg der aktiven Nutzer. Das Social Intranet wird auf diese Weise zu einer echten Kollaborations-Plattform mit Mehrwert.

Mit den richtigen Technologien das Beste erreichen

Liferay Social Office

Das Social Office von Liferay ist eine Enterprise Kollaborations-Lösung, die die interne Kommunikation von Unternehmen optimiert und die Produktivität nachhaltig steigert. Das Social Office Add-On von Liferay verknüpft die Vorteile eines Portal-Systems mit Content Management-Funktionen und den Vorzügen eines intelligenten sozialen Netzwerkes im Unternehmen. Es fördert die Zusammenarbeit in Organisationen oder mit Partnern und Kunden und hebt somit die interne Kommunikation auf eine neue Ebene. Ein weiterer Vorteil des Tools ist, dass sich damit hohe Total Costs of Ownership proprietärer Software-Lösungen wie Microsofts Sharepoint Server vermeiden lassen. Dies sind einige Features vom Social Office im Überblick:

  • Personal Dashbord
  • Sites
  • Team Kalender
  • Wikis
  • Blogs
  • Foren (Message Board)
  • Document Library
  • E-Mail / SMS
  • Instant Messaging (Chat)
  • Meine Kontakte
  • Activity Tracking
  • Announcements und Alerts

Mit dem Liferay Social Office wird Kommunikation und Interaktion sichtbar und entwickelt sich zu einer gemeinschaftlichen Initiative. Dies reduziert Zeitaufwand für die Synchronisation und bietet auch mehr Ressourcen für inhaltliche Konversationen.

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Quelle: liferay.com

Atlassian Confluence

Confluence ist ein etabliertes und leistungsstarkes Enterprise-Wiki, das im Hinblick auf Funktionsumfang, Usability sowie Support überzeugt. Ein Social Intranet auf Basis von Confluence erlaubt es Ihnen, in Teams relevante Inhalte zügig zu erstellen, diese mit ausgesuchten Personen zu teilen, aufzubereiten sowie Ihre Dokumente zu verwalten und diese kollaborativ zu bearbeiten. In Kombination mit Atlassian Jira und auch mit den agilen Aufsätzen entsteht ein umfassendes Systems zur einfachen Bearbeitung von Content und zum Management komplexer Aufgaben.

Als Kollaborations-Plattform für Teams wird Confluence vom Who is Who der Unternehmen eingesetzt. Doch auch Google Search Appliance-Anwender können dank des TWT Confluence GSA Connectors das beliebte Firmen-Wiki für sich nutzen.

Lookup von LinkedIn: Social Intranet als App

Mit einer neuen iOS-App namens Lookup springt LinkedIn auf den Social Intranet-Zug auf. Mit der App können sich Mitarbeiter größerer Unternehmen untereinander vernetzen und spezialisierte Kollegen innerhalb des eigenen Unternehmens leichter identifizieren.

Es kann nach Name, Qualifikation, Erfahrungen oder bestimmten Kenntnissen gesucht werden. Die App zeigt in den Suchergebnissen lediglich bei LinkedIn registrierte Kollegen an, auch dann, wenn diese Lookup nicht auf ihrem Smartphone installiert haben. Sogar wenn man noch nicht via LinkedIn vernetzt ist, kann man sich anschreiben und detailliertere Kontaktdaten einsehen, als es bei Linkedin sonst der Fall ist. Nutzer der App können auch mit Kollegen chatten, die die App nicht installiert haben. Nicht ohne Grund geht das größte B2B-Social-Network der Welt diesen Weg. Das Netzwerk hat erkannt, wie wichtig die soziale Vernetzung der Mitarbeiter untereinander ist. LinkedIn hat in einer internen Untersuchung herausgefunden, dass der Großteil aller User auf der Plattform nach Mitarbeiter des eigenen Unternehmens sucht.

Fazit

Social Intranets sind eine wichtige Investition, um den Austausch der Mitarbeiter zu fördern und für Ihr Unternehmen gewinnbringend einzusetzen. Bieten Sie Ihrem Team alle Vorteile eines Social Intranets. Gemeinsam mit Ihnen planen und realisieren wir eine zukunftsfähige, leistungsstarke und funktionale Social Intranet-Lösung. Kommen Sie auf uns zu!