18.12.2014

XING, Linkedin und nun Facebook at Work: Social Media und Business, das passt gut zusammen. Dies zeigt auch die zunehmende Verbreitung und Beliebtheit von Social Intranets. Das interne Netz wird sozial und unterstützt die aktive Kommunikation der Mitarbeiter. Das Intranet hilft so dabei, das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit zu verbessern. Die Implementierung eines Social Intranets sollte 2015 ganz oben auf der Agenda der CEOs stehen. Wir zeigen Ihnen, warum.

Die wichtigsten Zutaten für ein gelungenes Social Intranet sind eine gute Mischung aus Information, Interaktion und Kollaboration. Dabei rückt der Mitarbeiter und sein Wissens immer mehr in den Fokus. Er ist nicht mehr länger nur Konsument einer zentral bereitgestellten Information, sondern auch aktiver Teilnehmer, Autor und Redakteur.

Die zunehmende Beteiligung der Mitarbeiter an der Contenterstellung und die Vernetzung mit anderen Kollegen fördern die dynamische Wissensvermittlung, die kollaborative Zusammenarbeit und die Identifizierung mit dem Unternehmen. Sei es in Projekt-Teams, in Abteilungsstrukturen oder losen Interessensgruppen: Interaktion wird zum Schlüssel für eine stärkere Mitarbeiterzufriedenheit, ein besseres Teamgefühl und höhere Produktivität. Der abteilungsübergreifende Dialog bietet sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen vielfältige Chancen und Vorteile.

Plattform für Dialog und Zusammenarbeit

Das Intranet hat in den vergangenen Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und sich im Verständnis der Entscheider und Mitarbeiter gewandelt. Es ist weniger ein zentraler Informations-Hub als vielmehr eine Plattform für Dialog und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Diese neue Art der Zusammenarbeit muss dabei nicht nur vom Arbeitsplatz aus möglich sein, sondern auch vom Home-Office, auf Dienstreisen oder in Kundenterminen. Und das auf allen Endgeräten – das Social Intranet wird immer öfter mobil.

Ideen- und Talent-Management fördern

Angestellte können ihre Ideen und Talente mithilfe eines Social Intranets auch in andere Unternehmens-Projekte einbringen, wovon alle Seiten profitieren. Die Vernetzung mit Personen erleichtert die Kommunikation und der Response der Kollegen ist wertschätzende Motivation, sich zu beteiligen und sein Wissen beizutragen. Dabei ist eine zentrale Plattform förderlich um die die Erkenntnisse und das gesammelte Wissen transparent und nachvollziehbar zu archivieren und gezielt auffindbar zu machen.

Social Intranet verbreitet sich

Eine Studie der School for Communication and Managementzum Thema Social Intranet zeigt, dass 64 Prozent der befragten Unternehmen zwar noch keine Social Media-Anwendungen in ihrer internen Kommunikation verwenden, dies aber innerhalb der kommenden drei Jahre tun wollen. 29 Prozent der Teilnehmer nutzen bereits Social Media-Funktionen in ihrem Intranet. 77 Prozent glauben, dass ein Social Intranet das Unternehmen für die Mitarbeiter attraktiver macht.

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Die Studie belegt, dass sich im Medienmix der internen Unternehmenskommunikation soziale Features ebenso etablieren, wie in unserem privaten Alltag. Dennoch ist die Einführung eines Social Intranets ein sehr umfassendes Projekt, das einer guten strategischen Planung bedarf. Dafür ist es sehr hilfreich, im Vorfeld eine Analyse der möglichen Funktionen und eine Evaluierung der Erfolgskennzahlen umzusetzen.

Für welche Unternehmen eignet sich ein Social Intranet?

Jedes Unternehmen ist verschieden und auch die Social Intranet-Strategie sollte ganz individuell entwickelt werden. Natürlich bietet sich ein vollumfängliches Social Intranet in erster Linie für große Unternehmen und Konzerne an. Der größte Vorteil ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation, die vor allem bei mehreren nationalen oder internationalen Standorten enorme Vorteile bietet.

Neue Wege gehen

Gute Technik wird immer erschwinglicher und das gilt auch für Intranet-Systeme. Kleine und mittelständische Unternehmen sind starke Wirtschaftsmotoren, doch die Vorteile eines Social Internets könnten ihnen einen weiteren enormen Schub verleihen. In einigen Unternehmen ist ein Wertewandel wichtig und das Bewusstsein, vor allem in den oberen Management-Etagen, das die Investition in digitale Infrastruktur dem Unternehmen mittel- und langfristig enorme Umsatzpotenziale erschließt.

Hierzu können sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

  • Welche Hauptziele verfolgt mein Unternehmen mit der Einführung eines Social Intranets?
  • Welche Funktionen bieten meinen Mitarbeitern Mehrwert und welche nicht?
  • Ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die gleichen Funktionen erhalten?
  • Ist es nötig, dass alle Mitarbeiter immer im Büro anwesend sind oder können Teilprozesse via Social Intranet abgewickelt werden?
  • Welche Dateien und Informationen sollen welchen Mitarbeitern oder Abteilungen frei zugänglich gemacht werden?

Für den Rollout eines Social Intranets in Unternehmen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: den “Big Bang” oder die “Think Big, Start Small”-Strategie. Bei dem Big Bang-Rollout wird das Social Intranet an einem bestimmten Tag für alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit zur Verfügung gestellt und alle Mitarbeiter können das Social Intranet sofort nutzen.

Der Big Bang eignet sich primär für kleine und mittlere Unternehmen mit einer überschaubaren Mitarbeiteranzahl. Doch auch bei großen Unternehmen kann ein Big Bang in Einzelfällen ratsam sein. In diesem Fall muss genügend Manpower zur Verfügung stehen und es sollte verstärkt auf Usability, User Experience und Performance geachtet werden. Auch kontinuierliche Testings sind unverzichtbar, um einen erfolgreichen Big Bang in Großunternehmen zu gewährleisten.

Am häufigsten bietet sich für große Unternehmen jedoch der Think Big, Start Small-Ansatz an. Das Großprojekt Social Intranet wird hierfür in viele kleine Unterprojekte unterteilt, wie z.B. Projekt-Räume mit Dokumententaustausch, gemeinsame Kalender, Messenger, Blogs, Foren, ein Wiki oder eine zentrale Suchlösung. Dies hat den Vorteil, dass einzelne Funktions-Bereiche zuerst einmal in kleineren Gruppen getestet und iterativ optimiert werden können.

Technische Lösungen:

Atlassian Confluence

Confluence ist ein etabliertes und leistungsstarkes Enterprise-Wiki, das im Hinblick auf Funktionsumfang, Usability sowie Support überzeugt. Ein Social Intranet auf Basis von Confluence erlaubt es Ihnen, in Teams relevante Inhalte zügig zu erstellen, diese mit ausgesuchten Personen zu teilen, aufzubereiten sowie Ihre Dokumente zu verwalten und diese kollaborativ zu bearbeiten. In Kombination mit Atlassian Jira und auch mit den agilen Aufsätzen entsteht ein umfassendes Systems zur einfachen Bearbeitung von Content und zum Management komplexer Aufgaben.

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Als Kollaborations-Plattform für Teams wird Confluence vom Who is Who der Unternehmen eingesetzt. Doch auch Google Search Appliance-Anwender können dank des TWT Confluence GSA Connectors das beliebte Firmen-Wiki für sich nutzen.

Liferay Social Office

Das Social Office von Liferay ist eine Enterprise Kollaborations-Lösung, die die interne Kommunikation von Unternehmen optimiert und die Produktivität nachhaltig steigert. Das Social Office Add-On von Liferay verknüpft die Vorteile eines Portal-Systems mit Content Management-Funktionen und den Vorzügen eines intelligenten sozialen Netzwerkes im Unternehmen. Es fördert die Zusammenarbeit in Organisationen oder mit Partnern und Kunden und hebt somit die interne Kommunikation auf eine neue Ebene. Ein weiterer Vorteil des Tools ist, dass sich damit hohe Total Costs of Ownership proprietärer Software-Lösungen wie Microsofts Sharepoint Server vermeiden lassen. Dies sind einige Features vom Social Office im Überblick:

  • Personal Dashbord
  • Sites
  • Team Kalender
  • Wikis
  • Blogs
  • Foren (Message Board)
  • Document Library
  • E-Mail / SMS
  • Instant Messaging (Chat)
  • Meine Kontakte
  • Activity Tracking
  • Announcements und Alerts

Mit dem Liferay Social Office wird Kommunikation und Interaktion sichtbar und entwickelt sich sich zu einer gemeinschaftlichen Initiative. Dies reduziert Zeitaufwand für die Synchronisation und bietet auch mehr Ressourcen für inhaltliche Konversationen.

Fazit

Social Intranets sind eine lohnende Investition, um den Austausch der Mitarbeiter zu gewährleisten. Durch die Vernetzung von Content, der in Unternehmen klassischerweise in Einzeldokumenten (z.B. Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente) vorliegt, kann das Wissen bewertet, kommentiert und vor allem von anderen Mitarbeitern genutzt werden. Bieten Sie Ihrem Team alle Vorteile eines Social Intranets. Gemeinsam mit Ihnen planen und realisieren wir eine zukunftsfähige, leistungsstarke und funktionale Social Intranet-Lösung. Kommen Sie auf uns zu!