13.11.2012

Interne Portalsysteme kommen in Sachen Usability meist zu kurz. Doch auch wenn der Kunde König ist, sollte das Intranet nicht vernachlässigt werden, da sonst langfristig höhere Kosten und langsamere Prozesse durch behäbige Systeme entstehen. Verbessern Sie die Usability Ihres Intranets und erleichtern sie Ihren Mitarbeitern so die Arbeit mit dem Tool. Was es zu beachten gibt, erfahren Sie in unseren Tipps.

1. Zeigen Sie wichtige Informationen zentral

Transparenz und Relevanz spielen im Intranet eine große Rolle. Nur wenn Daten schnell zugänglich und präsent dargestellt sind, bringen sie dem Mitarbeiter wirklichen Mehrwert. Zeigen Sie die Daten, die wirklich wichtig sind zentral auf der Startseite an. So sind relevante Informationen für den Arbeitsalltag einfach und schnell verfügbar.

2. Analysieren Sie Unzufriedenheit

Durch Befragung oder Stichproben können Sie den Frustrations-Grad Ihrer Mitarbeiter gut ermitteln. Dies hilft bei der Identifikation möglicher Schwachstellen in der Bedienbarkeit des Intranets. Platzieren Sie die Befragung präsent auf Startseite Ihres bestehenden Intranets, um eine möglichst hohe Reichweite zu erzielen. Dabei bieten sich personalisierte Fragestellungen, individuell auf Abteilungen oder Teams zugeschnitten, an.

3. Personalisieren Sie

Unterschiedliche Aufgabenbereiche verlangen nach unterschiedlichen Funktionen. Unternehmen sollten deshalb beim Aufbau des Intranets die Fischaugenperspektive einnehmen und einen rollenbasierten Aufbau der Funktionen umsetzen. Mitarbeiter bekommen dann eine personalisierte Ansicht angezeigt, die vor allem die wichtigsten Menüpunkte für sie enthält. Zuvor müssen jedoch die einzelnen Rollen korrekt identifiziert werden, um sie anschließend gut zu implementieren.

4. Schaffen Sie Kompatibilität

Indem Sie die sogenannte Tool-Time für Ihre Mitarbeiter reduzieren, verringern Sie Kosten und steigern die Produktivität. Die Tool-Time ist die Zeit, die Mitarbeiter mit Dingen verbringen, die Computer eigentlich schneller lösen, aber aufgrund von Inkompatibilität von Systemen selbst erledigen müssen, wie z.B. das manuelle Übertragen von Daten. Erleichtern Sie das Arbeiten beispielsweise durch die Schaffung von Schnittstellen zwischen den verschiedenen Anwendungen.