08.04.2014

Moderne Collaboration-Tools haben die Form der Zusammenarbeit in Unternehmen nachhaltig verändert. Neben der Zeitersparnis ist auch effektivere Teamarbeit ein entscheidender Vorteil. Teammitglieder können, ohne auch nur im selben Land sein zu müssen, Projekte meistern. Eine halbwegs gute Internetverbindung ist die einzige Voraussetzung, um erfolgreich arbeiten zu können.

Hinter dem Begriff “Social Intranet” verbirgt sich die dynamische Wissensvermittlung und gemeinsame Kollaboration innerhalb eines modernen Intranets. Inhalte werden nicht mehr nur, wie in einem herkömmlichen Intranet, zentral durch eine Redaktion zugänglich gemacht, sondern von den Nutzern aktiv produziert und publiziert.

Kreative Ideen können beispielsweise in enger Zusammenarbeit in einem Mindmapping-Tool zusammengetragen, diskutiert und über Instant Messenger, Video- und Audio-Conferencing-Dienste jederzeit überwacht werden. Unternehmensinternes Wissen wird in Wikis gesammelt und Grafiken, Texte oder Designvorschläge können über Collaborative-Reviewing-Dienste erarbeitet und freigegeben werden. Wenn Collaboration-Tools konsequent genutzt und kombiniert werden, können Arbeitsabläufe signifikant optimiert werden.

 

Unternehmen werden menschlicher

In einem modernen Intranet werden Mitarbeiter nicht mehr nur mit irrelevanten Informationen überflutet, sondern sie erhalten relevante und sinnvolle Funktionen und Inhalte. Mithilfe von Social Intranets wird aus einseitiger Kommunikation vernetzte Kollaboration.

Social Collaboration, in manchen Firmen auch als Unified Communication (UC) bezeichnet, dient der Verbesserung der internen sowie externen Zusammenarbeit. Für den Unternehmenserfolg wird es immer entscheidender, vernetzte Kommunikationslösungen in die Prozesse zu integrieren.

Bei der Einführung von Social Collaboration-Tools im Unternehmen geht es nicht primär um ein IT-Projekt, sondern vielmehr um ein organisatorisches. Vor allem die Geschäftsführung, aber auch der Betriebsrat sowie die Rechts- und Personalabteilung müssen im Boot sitzen.

 

Social Tools heben Kommunikation auf neues Niveau

Unternehmen sollten solche Tools einsetzen, die ihre Mitarbeiter auch in der Freizeit nutzen. Dies vereinfacht die Kommunikation und macht Sie für die Kollegen angenehmer. Die Kommunikation über Social Collaboration-Tools läuft insgesamt sehr viel informeller ab als über E-Mail beispielsweise. Man wählt meist einen ähnlichen Ton, wie im direkten mündlichen Austausch. Dennoch müssen gewisse Richtlinien und Verhaltensweisen eingehalten werden. Erstellen Sie deswegen einen Social Guide für Ihre Mitarbeiter, in dem alle Dos und Don’ts festgehalten sind.

Die Auswahl der Tools ist groß: Chats, Event-Manager, Microblogging-Features, Wikis, Umfragetools und vieles mehr. Durch die neuen Werkzeuge lernen sich Kollegen kennen, die sich zuvor nie getroffen hätten und man kann durch Social Profile im Intranet Spezialisten identifizieren. Die Veröffentlichung von persönlichen Daten, wie z.B. Fotos sollte jedoch nur freiwillig und nie verpflichtend sein. Auch der Einsatz eines Social Media Officers sollte für mittlere und große Unternehmen in Betracht gezogen werden.

Dies sind nur einige der Vorteile von Social Collaboration Funktionen:

 

  • Wissensmanagement digitalisieren
  • Arbeitsabläufe optimieren
  • Mitarbeiter vernetzen
  • Kommunikationskosten senken
  • Produktivitäts- und Innovationssteigerung

Google Apps

Immer mehr Cloud-Anwendungen mit Collaboration-Funktionen drängen in die Unternehmen, so auch die Lösung Google Apps. Nicht nur der starke Kostenvorteil ist ein Grund, um zu Google Apps zu wechseln. Forrester Consulting stellte in seiner Studie “Measuring the total economic impact of Google Apps” fest, dass viele Unternehmen die Möglichkeit der kollaborativen Arbeit bei Google Apps höher bewerten als den Kostenvorteil.

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Bei der starken Produktivitätssteigerung durch Google Apps greifen insbesondere drei Faktoren ineinander:

  • Zeitersparnis
  • Flexibilität
  • Kollaborationsmöglichkeiten

Mit Google Drive können Sie beispielsweise mit mehreren Kollegen oder externen Teammitgliedern gleichzeitig und in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Zusätzlich hält Google Drive eine Chat- und Kommentar-Funktion bereit, über die sich die Nutzer zusätzlich austauschen können.

Dies sind die 5 wichtigsten Gründe für die Nutzung von Google Apps:

 

GRUND 1: EFFIZIENTERER EINSATZ IHRER IT

Ihre IT-Ressourcen können Sie produktiver einsetzen, als sich um die Verfügbarkeit Ihres E-Mail-Services zu kümmern. Die netzwerkbasierte Lösung garantiert optimierte Arbeitsprozesse, die Ihre IT entlasten.

 

GRUND 2: EINFACHE IMPLEMENTIERUNG

Die Implementierung von Google Apps übernimmt TWT. So fällt außerdem keine zusätzliche Hardware an.

 

GRUND 3: GLOBAL ZUSAMMENARBEITEN

Arbeiten Sie in der Cloud global mit Partnern, Kollegen oder Kunden zusammen. Ideen und Know-how lassen sich so nachhaltig organisieren. Daten können transparent und in Echtzeit von jedem Endgerät und von jedem Ort der Welt bearbeitet werden.

 

GRUND 4: DATENSICHERHEIT UND -KONFORMITÄT

Der Zugang ist von überall aus möglich. Google Apps ist dabei eine sichere und zuverlässige Web-Anwendung, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. Google Apps enthält dutzende Sicherheits-Features, die Ihre Daten schützen.

 

GRUND 5: ZEIT- UND KOSTENERSPARNIS

Zeit brauchen wir alle – und Kosten senken ist für jedes Unternehmen relevant. Genau dies ermöglicht das Arbeiten mit Google Apps. Durch erleichterte Verwaltungs- und Datenkontrolle reduzieren Sie Ihre Gesamtbetriebskosten deutlich mit einer planbaren jährlichen Gebühr von 40 Euro pro Nutzer und Jahr. Es entstehen keine versteckten Ausgaben für Wartungen oder Aktualisierungen.

 

Fazit

Moderne Technologien für die interne Kommunikation und Kollaboration werden immer wichtiger, um erfolgreich zu bleiben. Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung und Implementierung von Collaboration-Tools in Ihrem Unternehmen.