Konzeptberatung und Prototyp für Ihr KI-Vorhaben

Maßgeblich ist die KMU-Definition der Europäischen Kommission: weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 43 Millionen Euro Bilanzsumme. Bei den beiden Finanzgrößen genügt es, wenn eine von ihnen eingehalten wird. Die Beschäftigtenzahl wird in Jahresarbeitseinheiten gerechnet, nicht in Köpfen. Beide Größen gelten nicht für Ihr Unternehmen allein, sondern einschließlich verbundener und Partnerunternehmen.

Das hängt von der Beteiligungsstruktur ab und ist der häufigste Grund, warum ein Antrag scheitert. Für die Schwellenwerte von 250 Beschäftigten und 50 Millionen Euro Umsatz werden verbundene Unternehmen vollständig und Partnerunternehmen anteilig hinzugerechnet. Eine Tochter mit achtzig Beschäftigten kann dadurch über der Grenze liegen. Beteiligungen von Beteiligungsgesellschaften, Hochschulen ohne Gewinnzweck oder kleinen Gebietskörperschaften bleiben unter bestimmten Bedingungen außer Betracht. Auch der Höchstbetrag von 25.000 Euro gilt über den gesamten Verbund. Das prüfen wir gemeinsam.

Das ist derzeit nicht abschließend geklärt, und wir sagen es Ihnen offen. Richtlinie und Fragenkatalog der NRW.BANK nennen den Unternehmenssitz in Nordrhein-Westfalen als Voraussetzung. Ob eine Betriebsstätte in NRW bei einem Sitz außerhalb genügt, ergibt sich daraus nicht eindeutig. Für Ihren Fall klären wir das direkt mit dem Service-Center der NRW.BANK, bevor Sie Aufwand in einen Antrag stecken. Im Eignungscheck führt diese Angabe deshalb zu einem gelben Ergebnis mit Klärungspunkt.

Nein. Eine sporadische Nutzung, etwa durch einzelne Mitarbeitende, ist nach dem Fragenkatalog der NRW.BANK ausdrücklich nicht förderschädlich. Auch frühere Tests für denselben Anwendungsfall schaden nicht. Entscheidend ist, dass für den Anwendungsfall Ihres Vorhabens künstliche Intelligenz bislang nicht systematisch genutzt wird. Prozesse, in denen KI bereits im Einsatz ist, sind ausgeschlossen. Ein anderer, dafür noch unbearbeiteter Anwendungsfall bleibt möglich.

Teilzeitkräfte zählen anteilig, Auszubildende zählen nicht mit. Maßgeblich sind Jahresarbeitseinheiten nach dem Informationsblatt der NRW.BANK zur KMU-Definition: Eine Vollzeitstelle über ein ganzes Jahr ist eine Einheit, eine halbe Stelle eine halbe. Saisonkräfte werden ebenfalls nur anteilig gerechnet, und Zeiten von Elternzeit oder Mutterschutz bleiben unberücksichtigt. Für die Schwelle von 250 kann das den Unterschied machen.

Ja, sofern Sie die Kriterien für kleine und mittlere Unternehmen erfüllen und Ihren Sitz in Nordrhein-Westfalen haben. Ein Eintrag im Handels- oder Gewerberegister ist keine Voraussetzung. Als Nachweis Ihrer Identität genügt in diesem Fall die erste Seite des letzten Steuerbescheids. Alles Übrige gilt unverändert, also das Mindestauftragsvolumen von 10.000 Euro netto und die beiden Fördermodule.

Die Hälfte der förderfähigen Ausgaben, dazu die vollständige Umsatzsteuer. Bei einem Vorhaben von 25.000 Euro netto tragen Sie 12.500 Euro netto selbst, zuzüglich 4.750 Euro Umsatzsteuer. Bis zur Erstattung tragen Sie außerdem den vollen Betrag vor, denn der Zuschuss fließt erst nach Abschluss des Vorhabens. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist die Umsatzsteuer dabei ein Liquiditäts- und kein Kostenfaktor.

Nein. Anerkannt werden ausschließlich Nettobeträge, eine Förderung der Umsatzsteuer ist ausgeschlossen. Das bedeutet nicht in jedem Fall eine zusätzliche Belastung: Ist Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, holen Sie die Umsatzsteuer über die Voranmeldung zurück, und sie wirkt allein auf die Liquidität. Ohne Vorsteuerabzug bleibt sie dagegen als Kosten bei Ihnen.

Einmalig nach Abschluss des Vorhabens, im sogenannten Ausgabenerstattungsverfahren. Grundlage sind bezahlte Rechnungen, die Sie mit dem Verwendungsnachweis einreichen, also mit dem Nachweis darüber, wie die Zuwendung verwendet wurde. Der Mittelabruf erfolgt im Kundenportal der NRW.BANK mit dem dort bereitgestellten Formular. Eine Vorauszahlung oder Teilauszahlung während des Projekts ist nicht vorgesehen.

Ja, vollständig. Sie beauftragen, Sie bezahlen die Rechnungen, und erst danach wird der Zuschuss auf Grundlage dieser bezahlten Rechnungen erstattet. Zwischen Beauftragung und Erstattung liegen der Durchführungszeitraum von in der Regel bis zu sechs Monaten, die Frist für den Verwendungsnachweis von zwei Monaten und die Prüfung durch die NRW.BANK. Planen Sie die Liquidität entsprechend ein.

Beides. Nach unten gilt eine Bagatellgrenze: Zuwendungen unter 5.000 Euro werden nicht gewährt, je Antrag sind also mindestens 10.000 Euro förderfähige Ausgaben nötig. Nach oben liegen die maximal förderfähigen Ausgaben bei 50.000 Euro und der Zuschuss bei 25.000 Euro je Unternehmen innerhalb von zwei Jahren, einschließlich verbundener Unternehmen und Partnerunternehmen.

Ja, höchstens zweimal innerhalb von zwei Jahren, wobei verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen mitgerechnet werden. Das Kontingent läuft nicht nach Kalenderjahren, sondern rollierend: Es setzt sich zwei Jahre nach der ersten Bewilligung zurück. Wer im ersten Antrag 10.000 Euro bewilligt bekommt, kann in diesem Zeitraum weitere 15.000 Euro beantragen. Ein drittes Vorhaben ist zwei Jahre nach der ersten Bewilligung möglich.

Nicht für dieselben Ausgaben. Ausgeschlossen ist die Kumulierung mit anderen öffentlichen Förderungen, wenn diese einen Zuschuss, einen Tilgungszuschuss oder einen Tilgungsnachlass enthalten. Für andere, klar abgegrenzte Ausgaben bleibt eine weitere Förderung möglich. Beantragen oder erhalten Sie nach Vorlage des Finanzierungsplans weitere Mittel für denselben Zweck, müssen Sie das der NRW.BANK unverzüglich anzeigen.

Drei Arbeiten: die Erstellung einer funktionsfähigen Testversion, die Durchführung des Tests einschließlich der Bewertung der Ergebnisse und die Erstellung einer Handlungsempfehlung für das weitere Vorgehen. Die Testversion kann ein neu entwickelter Prototyp sein oder ein am Markt verfügbares System, das zu Testzwecken vorübergehend eingerichtet wird. Der Test läuft über einen begrenzten Zeitraum und ist in der Nutzerzahl eingeschränkt.

Über dieses Programm nicht. Gefördert wird die Vorbereitung bis zum Abschluss des Tests; Erwerb, Implementierung und Betrieb einer KI-Lösung nach dem Testzeitraum sind ausdrücklich ausgeschlossen. Für Folgeinvestitionen können nach Angabe der NRW.BANK andere Fördermittel in Frage kommen; dazu berät die Förderberatung der Bank. Wichtig ist die saubere Trennung: Zwei Förderungen dürfen nicht dieselben Ausgaben betreffen.

Sieben Fälle nennt die Richtlinie: Vorhaben ohne klaren Fokus auf eine beabsichtigte KI-Anwendung, etwa allgemeine Digitalisierungsberatung; Automatisierung oder Robotik ohne KI; Bestandsaufnahmen ohne konzeptionelle Vorbereitung; Sensibilisierung, Schulung und Weiterbildung zur europäischen KI-Verordnung; Umsetzungsleistungen über den Test hinaus; die Entwicklung von KI, die am Markt angeboten und nicht selbst genutzt werden soll; und Prozesse, in denen bereits KI eingesetzt wird.

Nicht ohne KI-Kern. Grundlegende Datenverarbeitungssysteme fallen ausdrücklich nicht unter die KI-Definition der Richtlinie, insbesondere Systeme, die ausschließlich auf von Menschen festgelegten Regeln beruhen. Vorhaben, mit denen Automatisierung oder Robotik ohne KI vorbereitet werden, sind ausgeschlossen. Gefördert wird der Einsatz von KI-Systemen, die aus Daten und Modellen Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen ableiten.

Ja, aber nur im Testmodul und nur für den Testzeitraum. Förderfähig sind die Nutzung von Test-Infrastrukturen, für den Test notwendige und in Ihrem Unternehmen nicht vorhandene Softwarelizenzen einschließlich Support sowie die Miete nicht vorhandener Hardware. Diese Sachausgaben sind auf 25 Prozent der gesamten förderfähigen Ausgaben des Testmoduls begrenzt. In der Konzeptberatung sind Sachausgaben nicht förderfähig.

Ja. Voraussetzung sind konzeptionelle Vorarbeiten, aus denen sich das beantragte Vorhaben ableiten lässt, und deren Ergebnisse stellen Sie in der Vorhabenbeschreibung dar. Diese Vorarbeiten können aus einer geförderten Konzeptberatung stammen, ebenso aus eigenfinanzierten Aktivitäten oder aus einer Beratung durch öffentliche Angebote zu künstlicher Intelligenz. Ein vollständiges KI-Konzept ist nicht verlangt, ein ableitbarer Anwendungsfall schon.

Sechs Bestandteile: das vollständig ausgefüllte Antragsformular, die vollständig ausgefüllte Vorhabenbeschreibung, das Angebot des auftragnehmenden Unternehmens und, falls dort nicht enthalten, weitere Angebote für Sachausgaben, die Erklärung über erhaltene und beantragte De-minimis-Beihilfen, die Erklärung zum Status als kleines oder mittleres Unternehmen sowie Legitimationsnachweise. Dazu gehören Ausweiskopien der unterzeichnenden Personen und ein Registerauszug. Nur vollständige Anträge werden bearbeitet.

Als Beginn gilt bereits der Abschluss eines Vertrages, der der Ausführung zuzurechnen ist; auch der Auftrag an das Dienstleistungsunternehmen darf deshalb erst danach erteilt werden. Unschädlich ist ein Vertrag unter auflösender Bedingung oder mit ausdrücklichem, kostenfreiem Rücktrittsrecht für den Fall der Ablehnung. Ein vorzeitiger Beginn führt zur Ablehnung oder zur Aufhebung des Bescheids.

Das lässt sich derzeit nicht seriös beziffern. Fest steht die Reihenfolge: Vorhaben skizzieren, Angebot und Vorhabenbeschreibung erstellen, Antrag im Kundenportal einreichen, Bewilligungsbescheid abwarten, Projekt starten. Die Bearbeitungsdauer der NRW.BANK ist nicht veröffentlicht, und das Programm ist seit dem 17.08.2026 in Kraft, sodass noch keine Erfahrungswerte vorliegen. Was Sie beeinflussen können, ist allein die Vorbereitung.

Der Durchführungszeitraum sollte sechs Monate nicht überschreiten, und begonnen werden muss innerhalb von sechs Monaten nach der Bewilligung. In begründeten Ausnahmefällen bewilligt die NRW.BANK längere Zeiträume, etwa bei besonders aufwendiger Erstellung der Testversion; der eigentliche Test soll dann drei Monate nicht überschreiten. Der Verwendungsnachweis ist bis zum Ablauf des Bewilligungszeitraums einzureichen, der zwei Monate nach Ende der Durchführung endet.

Drei Angebote sind nicht vorgeschrieben. Verlangt ist eine nachvollziehbare formlose Preisermittlung, mit der Sie sich einen Marktüberblick verschaffen, ausdrücklich auch über das Internet oder telefonische Nachfrage, in der Regel bei drei Anbietenden. Ist das nicht möglich oder unzweckmäßig, dürfen Sie die Wirtschaftlichkeit auf andere geeignete Weise darlegen. Durchführung und Ergebnis sind zu dokumentieren, einzureichen aber nur auf Aufforderung.

Der Aufwand liegt bei den Angaben, die nur Ihr Unternehmen machen kann: Registrierung im Kundenportal, Beschäftigtenzahl, Umsatz und Bilanzsumme, Beteiligungsstruktur, eine Aufstellung der öffentlichen Beihilfen der letzten drei Jahre, Unterschriften der Vertretungsberechtigten und die Einreichung. Ist Ihr Unternehmen eigenständig, umfasst die Selbsterklärung zum Unternehmensstatus fünf Angaben. Bei Konzernzugehörigkeit kommen Berechnungsbögen für verbundene und Partnerunternehmen hinzu.

Drei. Sie reichen den Verwendungsnachweis mit zahlenmäßigem Nachweis und Sachbericht ein, bis zum Ablauf des Bewilligungszeitraums. Sie bewahren die Unterlagen fünf Jahre auf. Und Sie wirken beim Monitoring des Förderprogramms mit: Auf Nachfrage sind projektbezogene Informationen zur Verfügung zu stellen, auch über den üblichen Inhalt eines Verwendungsnachweises hinaus und auch nach Ende der Programmlaufzeit.

Nur wenn Sie über das geförderte Vorhaben kommunizieren. Dann ist die Förderung angemessen darzustellen, etwa in Pressemitteilungen, Broschüren oder bei Veranstaltungen, und die NRW.BANK ist darüber zu informieren. Vorgeschrieben ist dafür ein fester Satz: „Das Vorhaben wurde durch die NRW.BANK aus Mitteln des NRW.BANK-Förderfonds gefördert." Eine Pflicht, überhaupt zu kommunizieren, ergibt sich daraus nicht.

Nur in begründeten Ausnahmefällen. Die weitergegebene Leistung muss zusätzliche Kompetenzen erfordern, die beim beauftragten Unternehmen nicht vorhanden sind, und sie muss klar von dessen eigener Leistung abgrenzbar sein. Das eingebundene Subunternehmen muss dieselben Voraussetzungen erfüllen: Fachkompetenz für das Vorhaben, Sitz in der Europäischen Union und ein Angebot in deutscher Sprache und in Euro.

Dann entstehen Ihnen keine Kosten, sofern der Vertrag mit dem Dienstleistungsunternehmen ein ausdrückliches, kostenfreies Rücktrittsrecht für den Fall der Ablehnung enthält. Ein solcher Vertrag ist ausdrücklich förderunschädlich und darf vor dem Bescheid geschlossen werden. Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht: Die NRW.BANK entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen im Rahmen der verfügbaren Mittel.

Ja. Zurückgefordert wird insbesondere bei unrichtigen oder unvollständigen Angaben, bei zweckwidriger Verwendung, wenn sich die Ausgaben nachträglich ermäßigen oder wenn der Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorliegt; der Erstattungsanspruch wird verzinst. Die NRW.BANK darf Bücher und Belege prüfen, auch vor Ort. Ihre Angaben behandelt sie vertraulich und zweckgebunden. Die gewährte De-minimis-Beihilfe selbst wird binnen 20 Arbeitstagen im Zentralregister der Europäischen Kommission veröffentlicht.

Fünf Jahre ab Ende des Bewilligungszeitraums, der zwei Monate nach Ende der Durchführung endet. Aufzubewahren sind die Originalbelege über alle Einzelzahlungen und alle sonstigen mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen, ausdrücklich einschließlich der Unterlagen zur Vergabe. Eine elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die steuerlichen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Belegführung eingehalten werden. Längere steuerrechtliche Fristen gehen vor.